PERAN PRAKTISI PUBLIC RELATION DALAM PRESS RELEASE

Sebelum memasuki inti pada artikel ini, alangkah baiknya kita mengetahui apa arti dari press release terlebih dahulu. Press release merupakan sebuah media untuk mempublikasikan sesuatu hal, ataupun menginformasikan sebuah berita dari suatu perusahaan secara tertulis. Press release dapat berfungsi sebagai sarana periklanan produk, jasa dan juga membangun citra instansi.

Press release biasanya dibuat oleh praktisi public relation pada sebuah instansi ataupun perusahaan. Namun, jika pada suatu instansi atau perusahaan tersebut belum memiliki praktisi public relation internal, maka untuk membuat press release ini, biasanya instansi tersebut akan membayar jasa konsultan public relation dari eksternal.

Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang praktisi public relation dalam membuat press release, diantaranya, yaitu :

Mengenali situasi

Sebelum membuat press release, seorang praktisi public relation haruslah memahami situasi yang dihadapi oleh instansi, agar tidak salah langkah dalam menentukan kebijakan yang akan dipublikasikan dalam press release.

Memberikan informasi yang penting.

Informasi yang penting merupakan kunci utama dalam pembuatan press release. Dimana, informasi yang disampaikan dapat bersifat mendesak, menyelamatkan citra instansi, dan juga berupa publikasi mengenai event yang akan diselenggarakan oleh sebuah instansi.

Memenuhi unsur dalam 5W+1H

Agar tidak menimbulkan banyak pertanyaan dan kerancuan dalam publikasi sebuah informasi, maka pemenuhan atas unsur 5W+1H sangat penting dalam sebuah press release.

Tidak menjatuhkan citra instansi

Press release dibuat dengan salah satu tujuannya adalah menyelamatkan citra instansi yang hampir rusak, jadi tidak seharusnya pilihan kata yang digunakan dalam press release justru menjatuhkan instansi itu sendiri.

Karena citra instansi akan sangat mempengaruhi dalam relasi dan investasi dari instansi lain. Sehingga jika citra instansi buruk, maka akan berkurang kepercayaan relasi dan investor terhadap instansi tersebut. Begitu juga sebaliknya, semakin baik citra sebuah instansi maka akan semakin tinggi juga kepercayaan relasi dan investor untuk menjalin kerja sama.

Melengkapi press release dengan data dan fakta

Data dan fakta merupakan hal yang sangat penting untuk pembuatan press release, agar informasi yang akan dipublikasikan tidak dianggap sebagai berita bohong.

Menyisipkan Identitas instansi

Hotline call center instansi biasanya juga disisipkan dengan mencantumkan nama instansi, alamat, nomor telepon call center, faximile, dan e-mail.

Pilihan diksi

Pilihan diksi yang digunakan haruslah bersifat jelas, dan familiar, dan komunikatif agar tidak menimbulkan multi tafsir dari para pembacanya, dan apabila press release digunakan sebagai sarana periklanan, maka pilihan kata yang digunakan, juga haruslah informatif dan menarik khalayak.

Bersifat objektif

Meski pembuatan press release digunakan untuk membangun citra instansi, namun sebagai praktisi public relation, haruslah bersifat objektif agar dapat membangun analisa dan strategi yang baik untuk kepentingan dan keuntungan instansi kedepannya.

Pada dasarnya, peran dan fungsi praktisi public relation bukan hanya menangani tentang press release saja sebagai cara untuk menjalin dan membina hubungan internal dan eksternal instansi, namun juga mencakup dalam beberapa aspek manajerial untuk keberlangsungan dan kemajuan instansi, sehingga tercipta iklim yang kondusif antara instansi secara internal, dan juga eksternal.

Namun, press release, menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dengan peran dan tugas dari praktisi public relation, maka, seorang praktisi public relation juga harus memiliki kecakapan untuk menulis agar tidak gagap untuk menjalankan tugas dan perannya.